Scadenzario

Ciò che lega tutti i temi del mondo HR è il concetto di scadenza, ovvero l'esigenza di avere in automatico e in tempo utile una segnalazione di tutti quelli che sono gli adempimenti che l'ufficio del personale, piuttosto che altri enti aziendali, deve compiere: rinnovare un contratto a tempo determinato, pianificare le visite mediche oculistiche biennali, pagare il bollo dell'auto, effettuare la revisione di un mezzo e così via.

A tale scopo, per gli Utenti per cui ciò è previsto (l'amministratore, piuttosto che il diretto interessato), nella dashboard è presente l'applicazione Scadenzario in cui vengono elencate tutte le scadenze previste, relative all'utente o al personale di cui l'utente ha visibilità, potendo su queste effettuare un filtro in base al Dipendente o al tipo di oggetto cui si riferisce.

Ovviamente, per una maggior sicurezza e tempestività, la scadenza può anche essere notificata via mail e quindi il gestore ne ha notizia immediatamente e indipendentemente dall'accesso all'applicazione web.

Il sistema genera automaticamente scadenze in base ad una serie di regole configurabili.

Il sistema permette, inoltre, di inserire manualmente delle scadenze, sia legate ad un oggetto che come semplici promemoria personali.

Entrambe queste scadenze, non appena generate dal sistema vengono evidenziate nella pagina dello scadenzario.

La scadenza può essere legata ad un oggetto (es. tagliando automezzo targato DA626UT) oppure ad un Dipendente; ad ogni scadenza possono essere associate diverse notifiche, ognuna con una data di attivazione.

•

una mail, inviata ad uno specifico account alla data prestabilita in fase di creazione della notifica, la mail viene inviata una sola volta e il destinatario può essere quello indicato esplicitamente in fase di 'creazione della scadenza' (es. l'addetto alla manutenzione del parco auto), oppure il dipendente cui si riferisce l'oggetto con la scadenza (es. il dipendente cui è assegnata l'auto che determina l'evento di scadenza)

•

un'evidenza, a seguito della quale, negli elenchi presentati dall'applicazione, accanto all'oggetto associato compare, nella specifica colonna, un'icona e la riga dell'oggetto stesso viene evidenziata con una colorazione. Anche per la configurazione di un'evidenza è necessario specificare una data a partire dalla quale attivarle l'evidenza: precedentemente a tale data nei riepiloghi a elenco l'evidenza non compare e nello scadenzario la scadenza è colorata in blu, mentre, a partire da tale data, negli elenchi compare il simbolo di evidenza e nello scadenzario l'evento assume una colorazione ocra. L'evidenza rimane attiva fino a che la scadenza cui si riferisce risulta non chiusa. L'evidenza è un aspetto che viene gestito per tutti gli utenti che hanno la visibilità del dato, indipendentemente dall'utente che ha attivato l'evidenza stessa: quindi non è un promemoria per sé stessi ma è una sorta di bandierina legata all’oggetto.

Nel widget presente nella dashboard iniziale viene riepilogata la situazione delle scadenze di competenza dell'utente, con la sintesi delle attività scadute, di quelle da effettuare, di quelle fatte e di quelle per cui è prevista un'evidenza nel trimestre (centrato sul mese corrente, quindi mese precedente, mese attuale e mese successivo), dove:

Per tali informazioni è anche possibile impostare un filtro per estrapolare i dati relativi ad un singolo Dipendente, selezionando fra quelli di cui l'utente è responsabile, oppure relativi ad una singola applicazione fra quelle a disposizione dell'utente.

Nella procedura Scadenzario è possibile avere un quadro delle diverse scadenze previste, filtrabili per Dipendente e con un'evidenza, mediante il colore, dello stato della scadenza:

•

verde specifica una scadenza che ha la data chiusura impostata e quindi è stata gestita dall'utente e non viene presa più in considerazione dal sistema (ad esempio non vengono inviate le mail di notifica per tale scadenza). Si sottolinea che non vengono fatte particolari considerazioni sulla data di chiusura rispetto alla data corrente: la sola impostazione della data di chiusura determina il cambio di stato della scadenza stessa.

Per la gestione dello Stato di una scadenza è disponibile la funzione Chiudi che permette di impostare una data di chiusura. Una scadenza chiusa indica una scadenza che, in qualche modo, è stata esaminata e gestita e quindi non deve essere più presa in esame dal motore di analisi: anche se riferita ad una data ormai superata non viene evidenziata in rosso (scaduta), ma, appunto, chiusa.

Per l'invio delle mail vengono utilizzati i parametri specificati a livello di applicativo di rilevazione presenze.

Il motore di analisi delle scadenze verifica i diversi parametri ed eventi o assegnazioni con una periodicità predefinita. La generazione di una scadenza necessita di un certo lasso di tempo dal momento in cui una determinata assegnazione o tipologia di evento è stata definita.

Le logiche implementate per l'inserimento delle scadenze relative agli eventi sono le seguenti:

•

Una scadenza è legata ad un Tipo Evento (infatti il Tipo non è legato ad una data di effettivo svolgimento dell'evento) e non ad una specifica istanza (evento che viene previsto per una certa data), quindi prescinde dall'inserimento delle scadenze (tramite funzione Inserisci, presente nella pagina dello Scadenzario, o tramite funzione Inserisci Scadenza o Inserisci scadenza relativa, presente nelle pagine delle singole applicazioni)

o	se il dipendente è appena stato associato => viene inserita la prima scadenza in relazione al periodo di forza del dipendente e alla data di inizio validità della tipologia evento cui si riferisce considerando la periodicità prevista dalla tipologia stessa

•	Una scadenza viene inserita solo se non c'è una scadenza dello stesso tipo evento per lo stesso dipendente nella stessa data: in una data non ci possono essere più scadenze per lo stesso dipendente ed evento

Si definisce una visita medica che ha una periodicità di 2 anni, con data di inizio validità tipologia posta a 01/01/2010. L'operazione di inserimento viene fatta il 09/10/2014. L'applicazione prevede che:

-	per i dipendenti assunti dopo di 1/1/2010 la prossima scadenza creata dal sistema è la Data assunzione + 24 mesi (somma di mesi iterata fino ad ottenere una data successiva alla data corrente 09/10/2014)

Una volta chiusa la prima scadenza calcolata dal sistema la successiva scadenza viene calcolata tenendo conto della data di effettivo svolgimento dell'evento.

Nel caso di un effettivo evento, la data prossima scadenza calcolata dal sistema prende come riferimento la data dell’evento (ad esempio, la data della visita medica) e ci somma la periodicità assegnala alla tipologia: quindi se la visita viene svolta in anticipo, ad esempio 2 mesi prima della scadenza, la prossima visita sarà scadenzata 2 mesi prima della precedente scadenza teorica, quindi si perdono 2 mesi, allo stesso modo se la visita viene fatta in ritardo, ad esempio 2 mesi dopo, la successiva scadenza sarà calcolata 2 mesi dopo (quindi si guadagnano 2 mesi).

Nei vari moduli per cui è gestito lo scadenzario è possibile richiamare la funzione Inserisci Scadenza. In tale caso si precisa quanto segue.

In fase di inserimento di una Scadenza il Dipendente rappresenta il Dipendente cui si riferisce la scadenza stessa.

La mail viene inviata a tutti gli indirizzi indicati come destinatari (a tale scopo è possibile indicare anche più indirizzi, separati da ';'.

La mail viene inviata solo se la scadenza non risulta chiusa: scadenze chiuse non vengono prese in esame dal sistema di notifica. Si sottolinea che i destinatari possono essere liberamente specificati e possono essere anche diversi dai dipendenti e dagli utenti previsti nell'applicazione StartWeb.

La mail viene inviata in occasione del periodo di preavviso, con l’indicazione del dipendente cui si riferisce l'evento notificato e della data della scadenza: viene notificata una sola volta, il giorno del preavviso, e non determina altre operazioni (p.es. la scadenza non viene chiusa come conseguenza). Per avere l'invio ripetuto delle mail è necessario modificare la regola prevista di default nei template forniti dalla casa madre.

In fase di configurazione iniziale del sistema il caricamento degli eventi pregressi non è essenziale, in quanto le scadenze vengono calcolate con le regole precedentemente descritte. Nel caso per completezza si proceda con l'inserimento degli eventi pregressi è importante prima di procedere con l'inserimento delle tipologie e degli eventi disabilitare il motore di analisi (servizio denominato Worker) in modo da impedire che vengano precalcolate le scadenze con le regole di default, ma il sistema determini la prossima scadenza in relazione all'ultimo precedente evento di ciascun dipendente.

Per l'avvio della gestione delle scadenze, per esempio degli eventi, è opportuno operare nel seguente modo.

•	Inserire gli eventi pregressi: in particolare ciò che risulta utile per la corretta impostazione della prima prossima scadenza è inserire l'ultimo evento per ogni tipologia di visita/gruppo di dipendenti)

•	Invitare i partecipanti: in modo tale che per ogni dipendente siano definite le ultime visite mediche fatte per le diverse tipologie di visite previste per il dipendente stesso (o analoga considerazione in relazione alla formazione obbligatoria)

•	Cancellare eventuali dati fossero presenti per il computo delle scadenze (es. tramite query DELETE FROM HR_SCADENZE, DELETE FROM HR_NOTIFICHE, DELETE FROM HR_ELABEVENTIAPPLICAZIONI, DELETE FROM HR_ELABSELECTAPPLICAZIONI)

•

Abilitare il servizio Worker: questo popola l'elenco delle scadenze analizzando la situazione degli esiti in relazione alle partecipazioni precedentemente impostate considerando la data di effettivo svolgimento dell'evento, la periodicità della tipologia di evento e l'eventuale valore di Ripetizione impostato nell'esito