Straordinari

StartWeb offre ai Responsabili la possibilità di convalidare gli straordinari dei Dipendenti. Gli straordinari infatti, dopo essere stati prodotti dall’Elaborazione delle Timbrature (o dall’Elaborazione Periodica), ma prima di essere passati alle paghe o ad un’elaborazione successiva, possono essere soggetti ad un processo di validazione. Da StartWeb è possibile selezionare gli straordinari che si vogliono sottoporre a Convalida. L’operazione, che rende disponibili a StartWeb gli straordinari affinché siano sottoposti ai Responsabili al fine di essere convalidati, viene chiamata Pubblicazione.

In base ai diritti stabiliti in StartUtil per il profilo utente, da questa pagina è possibile modificare gli straordinari, anche nel caso in cui essi siano già stati validati ma non chiusi.

A seconda dell’impostazione effettuata nella procedura "Impostazioni StartWeb -> Straordinari", è possibile decidere di pubblicare, e dunque rendere disponibili per la validazione, i singoli straordinari oppure il totale degli straordinari in un periodo scelto a piacere.

Inoltre, sempre dalle Impostazioni di StartWeb (scheda Email, sezione Documenti, parametro Straordinari), è possibile attivare l’invio di email in corrispondenza di un evento di tipo Pubblicazione. Se l’invio dell’email viene attivato, i Responsabili di primo livello ricevono un email quando vengono pubblicate Voci di Straordinario relative a loro sottoposti.

L’Iter di Convalida degli straordinari ha termine con l’operazione chiamata Trasferimento, tramite la quale vengono trasferiti, da StartWeb a Time&Work, i dati relativi agli straordinari (o ai totali straordinari) convalidati.

Sulla pagina degli Straordinari StartWeb è possibile invocare la Pubblicazione, che avrà effetto su tutti gli straordinari visualizzati, ovvero l’annullamento della Pubblicazione che agisce solo sugli Straordinari che risultano pubblicati. Sulla pagina degli Straordinari Pubblicati (o dei Totali Straordinari Pubblicati), invece, è possibile invocare il trasferimento o l’annullamento del Trasferimento, che opera solo sugli Straordinari che risultano trasferiti.

La Pubblicazione lavora su tutti gli straordinari di StartWeb visualizzati. Il Trasferimento invece lavora opzionalmente sulla selezione in griglia degli straordinari pubblicati oppure su tutti gli straordinari pubblicati.

Nel caso in cui venga invocato l’Annullamento della Pubblicazione su straordinari pubblicati che hanno già subito delle validazioni, viene richiesta una conferma all’utente prima di proseguire con l’operazione. Se nessuno straordinario ha validazioni, l’Annullamento procede senza richiesta di conferme.

Per quanto riguarda gli straordinari pubblicati, il Trasferimento è un’operazione atomica sul giorno. Infatti, anche se ai fini del Trasferimento è possibile selezionare uno solo degli straordinari presenti in un giorno, il Trasferimento agirà sull’intera giornata trasferendo tutti gli straordinari presenti. Per i Totali Straordinari, il Trasferimento opera a livello di intervallo di giorni e non di singola giornata, questo deriva dal fatto che il valore precedentemente pubblicato rappresenta, appunto, il totale dei diversi straordinari nel periodo, non è quindi possibile trasferire solo una parte di tale totale cioè agire sul singolo giorno o su un sottoinsieme del periodo per cui è stata effettuata la pubblicazione.

Il Trasferimento agisce sugli straordinari che hanno concluso con successo l’iter di convalida. Gli straordinari che hanno concluso con successo l’iter di convalida vengono considerati definitivi e possono essere passati a paghe. L’iter di convalida può provocare una modifica della quantità di straordinario originaria. Se questa quantità è inferiore alla quantità originaria, rimane un’eccedenza che, a seconda della configurazione della Voce di Trasformazione generale o della Voce Base di partenza, confluisce in una eventuale Voce di Trasformazione o viene persa.

Configurando opportunamente, dalle Impostazioni di StartWeb, il parametro Modalità di assegnazione del Valore alla Voce Base di partenza è possibile decidere se la quantità convalidata viene assegnata alla Voce Base di partenza e l’eccedenza all’eventuale Voce di Trasformazione o viceversa.

La logica di assegnazione degli straordinari alla Voce di partenza e alla Voce di Trasformazione è descritta dal seguente schema:

Modalità di assegnazione (Impostazioni StartWeb)	Voce di Trasformazione associata alla Voce Base di partenza	Voce di Trasformazione generale (Impostazioni StartWeb)	Quantità convalidata	Quantità non convalidata
QUANT. AUTORIZZATA	-------	--------	Voce di partenza	Cancellata
QUANT. NON AUTORIZZATA	-------	-------	Cancellata	Voce di partenza
QUANT. AUTORIZZATA	-------	VoceBase XXX	Voce di partenza	Voce Base XXX
QUANT. NON AUTORIZZATA	-------	VoceBase XXX	Voce Base XXX	Voce di partenza
QUANT. AUTORIZZATA	VoceBase YYY	-------	Voce di partenza	VoceBase YYY
QUANT. NON AUTORIZZATA	VoceBase YYY	-------	VoceBase YYY	Voce di partenza
QUANT. AUTORIZZATA	VoceBase YYY	VoceBase XXX	Voce di partenza	VoceBase YYY
QUANT. NON AUTORIZZATA	VoceBase YYY	VoceBase XXX	VoceBase YYY	Voce di partenza

Se la quantità convalidata (o la quantità non convalidata) viene trasferita come quantità di una voce già presente per il Dipendente/Giorno, tale quantità viene sommata a quella della voce già presente, a meno che la voce già presente non abbia provenienza BLOCCATA, nel qual caso il valore non viene alterato.

Supponiamo che debba essere trasferito 02.30 di STRAORDINARIO FESTIVO per il Dipendente Bianchi, nel giorno 01/01/2000

Se la quantità di straordinario trasferita è stata sommata al valore di una voce già presente, l’annullamento cancella integralmente il valore della voce e quindi la porzione di valore proveniente da fonti diverse dal trasferimento viene persa.

E' possibile invocare il sollecito delle Convalide con il quale si possono richiamare i Validatori a procedere alla validazione delle richieste dei Dipendenti.

Tale sollecito consiste nell’invio di un email a tutti i Responsabili o, in alternativa a tutti i Responsabili e Delegati, di tutti i Dipendenti per i quali esistono Straordinari pubblicati o per i quali è stata inserita un’Autorizzazione il cui esito sia Inviato o In Validazione.

Per inviare il sollecito è necessario selezionare in griglia lo Straordinario o l’Autorizzazione per i quali si vuole inviare l’email. L’email che viene inviata conterrà l’elenco dei Dipendenti per i quali è richiesta una validazione.

I parametri per l’invio di queste email sono quelli impostati nella scheda EMail nelle Impostazioni di StartWeb.

Se un Validatore non ha impostato l’indirizzo di email in Anagrafico, l’email non viene inviata.

Per i Totali Straordinari, gli Straordinari, le Autorizzazioni e le Autorizzazioni al Lavoro Straordinario, la visualizzazione dei dati può essere limitata sfruttando le opzioni in "Stato Documento" e in "Esiti di Convalida": i dati visualizzati sono quelli che hanno uno Stato di Trasferimento e uno Stato di Convalida coerenti con le opzioni selezionate.

In particolare, per quanto riguarda lo Stato del Documento (stato di trasferimento), l’opzione ‘Con Errore’ consente di abilitare o disabilitare la visualizzazione di Straordinari con errore (rispetto all’operazione di Trasferimento), indipendentemente dal loro stato (Aperti, Chiusi o Chiusi manualmente); tutte le altre opzioni (Annullati, Aperti, Chiusi, Chiusi manualmente) consentono di abilitare o disabilitare la visualizzazione di Straordinari SENZA errore, rispettivamente con lo stato Annullato, Aperto, Chiuso, Chiuso manualmente. Uno Straordinario con errore è un documento per il quale è stato tentato un Trasferimento che non è andato a buon fine.

E’ possibile, tramite l’etichetta Salva Impostazioni, memorizzare le Impostazioni di visualizzazione (Stato del Documento e Esito di Convalida) in modo tale che, ad ogni apertura di una della procedura di amministrazione di Straordinari/Autorizzazioni StartWeb, vengano caricate le Impostazioni preferite. Ogni pagina mantiene le proprie Impostazioni.

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Note Iter, ovvero le eventuali note che ogni Validatore, appartenente all’iter di convalida del Totale Straordinari, può introdurre al momento della convalida del Documento. Le note dell’iter vengono visualizzate, nella colonna Note Iter, solo se nella scheda Varie delle Impostazioni è stata abilitata l’opzione ’Visualizza Note Iter di Convalida’. Nel caso in cui tale opzione non sia abilitata, la colonna Note Iter è comunque visualizzabile, ma non conterrà dati. La disabilitazione dell’opzione può essere utile nel caso in cui si vogliano abbattere i tempi di caricamento dei dati relativi ai Totali Straordinari.

Con un doppio clic sulla griglia, si apre una finestra di dettaglio che visualizza altri dati del Totale Straordinario e l’Iter di Convalida, cioè la sequenza di passi di validazione a cui il Totale Straordinario deve essere sottoposto prima della sua approvazione.

L’annullamento del Trasferimento dei Totali Straordinari, essendo un’operazione che agisce su aggregati di straordinari, produce un risultato necessariamente approssimativo, ed è da eseguirsi al solo scopo di poter in seguito produrre di nuovo le voci giornaliere. Nel caso si utilizzi la Pubblicazione del Totale Straordinari, è possibile che, a seguito di pubblicazione, trasferimento e poi annullamento, la situazione finale degli straordinari per una singola voce non coincida con la situazione di partenza.

E` assolutamente importante che la voce di eccedenza selezionata nei parametri della procedura ’Impostazioni StartWeb -> Straordinari’, non sia una voce che possa essere prodotta dall’elaborazione.

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Note Iter, ovvero le eventuali note che ogni Validatore, appartenente all’iter di convalida dello Straordinario, può introdurre al momento della convalida del Documento. Le note dell’iter vengono visualizzate, nella colonna Note Iter, solo se nella scheda Varie delle Impostazioni è stata abilitata l’opzione ’Visualizza Note Iter di Convalida’. Nel caso in cui tale opzione non sia abilitata, la colonna Note Iter è comunque visualizzabile, ma non conterrà dati. La disabilitazione dell’opzione può essere utile nel caso in cui si vogliano abbattere i tempi di caricamento dei dati relativi agli Straordinari.

Con un doppio clic sulla griglia, si apre una finestra di dettaglio che visualizza altri dati dello straordinario e l’Iter di Convalida, cioè la sequenza di passi di validazione a cui lo straordinario deve essere sottoposto prima della sua approvazione.

Il Trasferimento può essere invocato su tutti gli straordinari visualizzati oppure su un suo sottoinsieme individuato dalla selezione sulla griglia. Per scegliere su quali straordinari agirà il Trasferimento si deve usare l’opzione Trasferimento che ha due valori mutuamente esclusivi: Straordinari Selezionati e Tutti gli Straordinari.

I dati visualizzati si riferiscono agli straordinari prodotti dal tipo di elaborazione coerente con lo stato della giornata oppure trasferiti da StartWeb. Ad esempio, se lo stato di una giornata è "ELABORATO PERIODO 1", gli straordinari visualizzati saranno solo quelli prodotti dall’elaborazione di tipo PERIODO1.

La pubblicazione degli straordinari potrebbe non andare a buon fine: il suo fallimento viene segnalato nella finestra Esito e, per mezzo del bottone "Visualizza Errori", si ha un dettaglio dei problemi in cui la pubblicazione è incorsa.

I dati visualizzati nella griglia si riferiscono alle autorizzazioni di straordinario previste per i Dipendenti appartenenti alla selezione. Le autorizzazioni vengono inserite da StartWeb e vengono utilizzate nell’Elaborazione Periodica di Controllo degli Straordinari. Per mezzo di questa elaborazione si vuole, in un determinato periodo, poter fissare una soglia (Massimale) entro la quale gli straordinari vengono prodotti come tali e oltre la quale vengono cancellati o trasformati in una Voce di Eccedenza.

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Note Iter, ovvero le eventuali note che ogni Validatore, appartenente all’iter di convalida dell’Autorizzazione, può introdurre al momento della convalida del Documento. Le note dell’iter vengono visualizzate, nella colonna Note Iter, solo se nella scheda Varie delle Impostazioni è stata abilitata l’opzione ’Visualizza Note Iter di Convalida’. Nel caso in cui tale opzione non sia abilitata, la colonna Note Iter è comunque visualizzabile, ma non conterrà dati. La disabilitazione dell’opzione può essere utile nel caso in cui si vogliano abbattere i tempi di caricamento dei dati relativi alle Autorizzazioni.

Mediante un doppio click sulla griglia si apre una finestra di dettaglio dell’Iter di Convalida a cui viene sottoposta l’autorizzazione.

L’utente, se possiede i diritti necessari, ha la facoltà di forzare la Chiusura di una selezione di Autorizzazioni per mezzo del comando Forza Chiusura. La chiusura forzata delle richieste di Autorizzazione corrisponde ad una convalida manuale del Documento. Il fine della chiusura forzata è rendere il Documento utilizzabile a livello di elaborazione per la produzione degli straordinari. Lo stato a cui approda il Documento dopo una forzatura è Chiuso Manualmente, se il flusso prevede la Chiusura Automatica, altrimenti Aperto e l’esito è Validato. La forzatura ha effetto solo sui Documenti con esito Inviato o In Validazione e se viene applicata a Documenti con esito diverso da quello richiesto, a fine operazione, viene data segnalazione che la forzatura non ha avuto effetto su tutti i Documenti selezionati. Se la forzatura va a buon fine, viene inserita la validazione per ogni passo dell’iter di convalida che non risulta ancora validato associando come utente quello indicato nelle Impostazioni StartWeb. La chiusura forzata può essere documentata con una Nota che viene richiesta, senza obbligo di compilazione, quando si invoca la forzatura.

L’utente, se possiede i diritti necessari, ha la facoltà di cancellare una selezione di Autorizzazioni per mezzo del comando Cancella Autorizzazioni.

I dati visualizzati nella griglia si riferiscono alle Autorizzazioni Lavoro Straordinario. Con questo tipo di autorizzazioni inserite da StartWeb, si vuole fissare delle fasce orarie entro la quali, in un determinato giorno, sono riconosciuti gli straordinari; al di fuori di queste fasce vengono prodotte le Voci secondo le regole specificate nel contratto (Classificazione ore con Tipo Giornata "SENZA AUTORIZZAZIONE").

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Mediante un doppio click sulla griglia si apre una finestra di dettaglio dell’Iter di Convalida a cui viene sottoposta l’Autorizzazione.

L’utente, se possiede i diritti necessari, ha la facoltà di forzare la Chiusura di una selezione di Autorizzazioni per mezzo del comando Forza Chiusura. La chiusura forzata delle richieste di Autorizzazione corrisponde ad una convalida manuale del Documento. Il fine della chiusura forzata è rendere il Documento utilizzabile a livello di elaborazione per la produzione degli straordinari. Lo stato a cui approda il Documento dopo una forzatura è Chiuso Manualmente e l’esito è Validato. La forzatura ha effetto solo sui Documenti con esito Inviato o In Validazione e se viene applicata a Documenti con esito diverso da quello richiesto, a fine operazione, viene data segnalazione che la forzatura non ha avuto effetto su tutti i Documenti selezionati. Se la forzatura va a buon fine, viene inserita la validazione per ogni passo dell’iter di convalida che non risulta ancora validato associando come utente quello indicato nelle Impostazioni StartWeb. La chiusura forzata può essere documentata con una Nota che viene richiesta, senza obbligo di compilazione, quando si invoca la forzatura.

L’utente, se possiede i diritti necessari, ha la facoltà di cancellare una selezione di Autorizzazioni per mezzo del comando Cancella Autorizzazioni.

La stampa riporta i totali di Straordinario pubblicati, cioè gli Straordinari che sono stati sottoposti a validazione come totale. I dati riportati sono esattamente quelli visibili nella griglia a video, pertanto si applicano i filtri eventualmente definiti sullo Stato del documento o sull’Iter di convalida.

Si visualizzano, se presenti, i passi dell’Iter di convalida, ordinati dal livello inferiore a quello superiore; per ogni passo è riportata la data, l’esito, il validatore oppure il responsabile.

Per i parametri di tipo filtro, la selezione vuota equivale alla selezione di tutti gli elementi. Se non viene scelto un ordinamento, si applica quello per Dipendente, data di inizio dello straordinario, progressivo dell'iter di convalida.

E’ la stampa analoga alla precedente “Riepilogo totali Straordinari pubblicati”, ma relativa agli Straordinari singoli.

E’ il riepilogo delle sole Autorizzazioni di Straordinario aventi almeno una delle seguenti particolarità:

La stampa riporta i dati delle Autorizzazioni e le relative Convalide, elaborando lo stesso insieme di Autorizzazioni presentate a video; infatti si applicano i filtri eventualmente definiti sullo Stato del documento o sull’Iter di convalida. I parametri di stampa sono: