Corsi

Per gli eventi di tipo Corsi, il primo passo è la definizione della Tipologia, quindi il tipo e caratteristiche del corso, questo consente ad esempio di prevedere una validità e quindi gestire un concetto di scadenza.

Posizionandosi nel tab Tipologia si può inserire intervenire sulle tipologie di Corsi con le seguenti funzioni:

All'inseriemento di una nuova tipologia di Corso verranno richieste le seguenti informazioni generiche:

•	Codice: campo obbligatorio che indentifica univocamente la tipologia di Corso

•	Tipo: si può indicare la tipologia di Corso che può essere: Formazione, Abilitazione, Aggiornamento

•	Data inizio: campo obbligatorio che indica da quando è valida la tipologia di Corso

•	Data fine: campo facoltativo che pone una fine alla tipologia della Corso, dopo tale data non sarà più possibile inserire un corso associata a questa tipologia

•	Durata prevista ore: indica la durata prevista del Corso, il valore va inserito in ore

•	Per assunzione: flag che indica, se attivato, che la tipologia di Corso è propedeutica per l'assunzione di un dipendente

•	Note: campo facoltativo in cui inserire delle note relative alla tipologia di Corso

Una seconda parte dell'inserimento della Tipologia riguarda le Abilitazioni, queste vengono definite in Tabelle Anagrafiche/Competenze. Per questa sezione sono previsiti i seguenti campi:

•	Abilitazione: scelta dal menu di selezione dell'abilitazione desiderata. Verranno mostrate tutte le Abilitazioni/Competenze associate ai corsi o generiche per tutte le estensioni;

•	Durata limitata: se il flag "Ha scadenza" è attivo allora la tipologia di Corso avrà una scadenza, altrimenti sarà considerato illimitato

•	Durata (mesi): tale campo è modificabile solo se è stato attivato il flag "Ha scadenza". In tal caso è possibile inserire la validità in mesi della tipologia di Corso.

Si possono inserire più abilitazioni per la stessa tipologia, se erroneamente ne sono state inserite alcune sbagliate si potranno eliminare cliccando l'icona "-" posta nella colonna "Cmd." in corrispondenza dell'abilitazione da eliminare.

Le informazioni relative alle Competenze/Abilitazioni vengono definite solo nella tipologia del corso. Saranno poi utilizzate nell'esito del singolo corso per decretare se un partecipante ha acquisito o no la Competenza/Abilitazione.

Nella terza e ultima parte dell'inserimento della Tipologia, nella sezione "Filtro selezione candidati", si selezionano i possibili candidati per tale tipologia di Corso, in base all’appartenenza ad una unità di pianta di ruolo o nomina. Tale funzionalità non è ancora gestita.

Nella finestra di inserimento/modifica della tipologia, nella sezione "Filtro selezione candidati" i vari tab vengono affinacati da un triangolo con un punto escalmativo se non è stato selezionato alcun elemento al suo interno, inoltre le informazioni contenute all'interno dei vari tab dipende dal cono di visibilità dell'utente loggato.

Una tipologia è sempre modificabile. La cancellazione, invece, viene controllata dal sistema, se una tipologia ha associati dei Corsi specifici, allora in fase di cancellazione si avvisa l'utente della presenza degli stessi tramite un messaggio non bloccante. L'utente può comunque procedere alla cancellazione, in tal caso verranno cancellate tutte le entità associate a quella tipologia (corsi, presenze, esiti, ...).

Il filtro "Solo attuali", se attivo, permette di visualizzare solo le Tipologie di Corsi in corso di validità, tutte quelle che sono già concluse o che non sono ancora iniziate non verranno mostrate. Spegnendo tale pulsante si vedranno indistintamente tutte le tipologie.

A seguito della definizione delle tipologie è possibile inserire gli effettivi eventi relativi agli specifici Corsi.

Innanzitutto è necessario creare dei Corsi. Tramite il pulsante Inserisci si apre una finestra che permette la definizione dello specifico corso, i campi principali sono i seguenti:

•

Tipo Corso: campo obbligatorio, elenco delle tipologie precedentemente inserite. Accanto a tale informazione è presente il link "Vedi", questo permette di visualizzare (senza poter modificare) la tipologia scelta, richiudendo la finestra della tipologia si torna alla finestra di inserimento del corso

•	Inizio validità: dato NON modificabile, tale valore viene preso dall'inizio validità della relativa tipologia

•	Fine validità: dato NON modificabile, tale valore viene preso dalla fine validità della relativa tipologia

•	Nome corso: indica il nome/la descrizione del corso che si sta creando

•	Durata prevista ore: tale valore viene preso di default da quanto specificato nella relativa tipologia, in ogni caso è possibile modificarlo

•	Durata effettiva ore: campo NON modificabile, tale valore viene calcolato in base al numero di giornate e ore che vengono definite nella sezione "Giornata e Orari"

•	Minimo frequenza ore: numero minimo di ore di frequenza del corso, per eventualmente considerarlo valido

Nella seconda metà della definizione di un Corso si inseriscono effettivamente le giornate e gli orari in cui i vari dipendenti dovranno frequenstare le lezioni del Corso. Per aggiungere una riga si clicca sull'icona "+" posta sulla destra. I campi di questa sezione sono:

•	Giorno e ora: campo obbligatorio, va indicata giorno e ora del corso

•	Ore previste: campo obbligatorio, vanno specificate le ore di lezione per la giornata. Valore che va ad incrementare il numero di ore effettive del corso

•	Note: eventuali note da poter inserire specificatamente per ogni dipendente

Quest'ultima parte consente, per un certo corso, di suddividere la sua esecuzione in più frazioni di tempo: ad esempio, considerando 10 ore di corso di aggiornamento sulla sicurezza da svolgere entro 4 anni, si possono svolgere 2 ore il primo anno a marzo, 3 ore il secondo anno a febbraio e altre 2 a novembre, poi altre 3 ore il terzo anno.

Il calcolo delle ore viene computato prendendo in considerazione le ore effettive assegnate ad ogni singola frazione/dettaglio, in mancanza di queste si utilizzano quelle previste.

Un corso è sempre modificabile. La cancellazione, invece, viene controllata dal sistema, se un corso ha associati degli esiti, allora in fase di cancellazione si avvisa l'utente della presenza degli stessi tramite un messaggio non bloccante. L'utente può comunque procedere alla cancellazione, in tal caso verranno cancellate tutte le entità associate a quel corso (presenze, esiti, competenze, ...).

Per ogni Corso definito è possibile avere una panoramica rapida dei partecipanti, Dalla griglia principale, ponendo la spunta sul singolo Corso, appare sulla destra il box "Giornate del corso". In questo riquadro vengono elencati tutti i dipendenti che devono partecipare alle lezioni, specificando:

•

presenze: vengono indicati quanti partecipanti ci sono stati rispetto al totale previsto (ad esempio 10/10 o 6/10), per ogni appuntamento del corso. Il valore scritto tra parentesi tonde sta ad indicare il numero di partecipanti a cui ancora non sono state assegnate le ore di presenza per quell'appuntamento.

E' disponibile la funzione "Invita Partecipanti" tramite cui è possibile associare effettivamente un dipendente ad un evento. Tale funzione non genera scadenze nè invia mail. In seguito a questa associazione è possibile impostare le presenze e successivamente l'esito del corso per i vari dipendenti associati.

In tale schermata il sistema propone nel campo "Cerca partecipanti" l'elenco dei dipendenti appartenenti al cono di visibilità dell'utente. Cliccando il nome dei dipendenti questi vengono aggiunti alla lista "Partecipanti invitati".

Se si è inserito un dipendente per errore all'elenco "Partecipanti invitati" lo si può selezionare e cliccare il pulsante "Rimuovi", con questa operazione il dipendente verrà inserito nella lista dei "Partecipanti suggeriti".

Il tasto "Aggiungi", nella sezione dei partecipanti suggeriti, permette di inserire nella lista "Partecipanti invitati" i nominativi.

I partecipanti possono essere inseriti anche automaticamente a seguito di una richiesta da parte dei dipendenti. Tramite l'iter delle richieste HR i dipendenti possono richiedere di partecipare ai corsi, all'assegnazione e convalida da parte del reponsabile il dipendente risulta iscritto al corso.

La funzione "Invia email a tutti i partecipanti" serve per inviare una email ai parteciapanti del corso indicando il nome del corso, la data e l'ora del prossimo appuntamento.

Ad esempio: "Notifica dell' appuntamento del corso 'Corso di inglese avanzato - C1' in data 13/4/18 dalle ore 10:00 alle ore 13:00", questo testo viene inviato

Alla pagina degli Esiti si accede ponendo la spunta su un determinato Corso e cliccando il link "Esiti" nel menu laterale.

Tramite la pagina degli Esiti è possibile prendere visione dei Dipendenti che hanno partecipato ad uno specifico Corso e assegnare o verificare l'esito conseguito.

Vi è la possibilità di specificare dei filtri per meglio identificare le attività da svolgere. In particolare, è stata prevista la possibilità di selezione per tipologia di esito:

•	Passato: impostando questo esito, se presente una sola Competenza/Abilitazione questa viene automaticamente abilitata

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Escluso: utile per escludere un partecipante da un corso. Può capitare che a un certo punto del corso si debba escludere dei partecipanti (perché hanno altri impegni, perché non interessati, ...), associando questo esito il partecipante non viene più informato delle successive giornate del corso, ma manterrà lo storico delle giornate frequentate.

I valori possibili degli esiti sono predefiniti e non possono essere cambiati dopo aver iniziato a configurare i dati.

E' necessario e fondamentale definire fin dall'installazione e comunque prima di iniziare a inserire dei dati quali possono essere i diversi valori da gestire, pena la successiva perdita dei dati.

•	l'assegnazione dello stesso esito nella stessa data a più dipendenti;

L'assegnazione cumulativa a più dipendenti si effettua selezioando i nominativi desiderati, definendo la data di assegnazione dell'esito (di default impostata al giorno corrente) e cliccando l'esito conseguito nel menu laterale, nella sezione "Imposta esito a". In questo modo si vedrà nella colonna Esito delle griglia l'esito appena impostato e nella colonna Data assegnazione la data stabilita. Si noti che la data di assegnazione non può essere precedente alla data inizio del corso.

L'assegnazione specifica per dipendente si effettua cliccando l'icona dell'ingranaggio situata nell'ultima colonna della griglia centrale. In questo modo si apre una finestra in sovraimpressione per determinare i dettagli dell'esito, di seguito il dettaglio dei campi principali:

•	Esito: menu di selezione per definire l'esito effettivo della visita medica, questo può essere:

- Passato: impostando questo esito, se presente una sola Competenza/Abilitazione questa viene automaticamente abilitata

- Escluso: associando tale esito il partecipante non viene più informato delle successive giornate del corso, ma manterrà lo storico delle giornate frequentate

•	Data assegnazione: campo obbligatorio che indica la data in cui viene assegnato l'esito del corso, tale data non può essere antecedente alla data d'inizio del corso

Nella seconda parte si possono definire le Competenze/Abilitazioni acquisite tramite il corso:

•	Competenze/Abilitazione: flag con il nome della Competenza/Abilitazione, se attivo significa che il dipendente ha acquisito tale Competenza/Abilitazione e si potranno definire ulteriori dettagli. Se tale flag è disattivato significa che il dipendente non ha acquisito tale Competenza/Abilitazione

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Durata mesi: di default viene indicato quanto impostato nella tipologia del corso. Pertanto se la Competenza/Abilitazione ha scadenza allora viene proposto il numero di mesi impostato per la tipologia, altrimenti, se non ha scadenza, viene proposto il valore 0. In entrambi i casi la durata in mesi della Competenza/Abilitazione potrà essere modificato

•	Data inizio: campo obbligatorio per le Competenze/Abilitazioni, indica la data dalla quale far valere la Competenza/Abilitazione. Questa non potrà essere precedente alla data di assegnazione dell'esito

•	Data fine: campo non modificabile, viene calcolato in base al numero di mesi di durata della Competenza/Abilitazione.

Se l'utente cerca di definire un esito ad un evento prima che il dipendente abbia terminato le ore previste da svolgere (residuo positivo), appare un avviso non bloccante che chiede se si vuole comunque procedere.

Tale attributo fa parte delle informazioni standard e può essere personalizzato con alcune limitazioni e considerazioni di seguito descritte. Alla definizione dell'esito di un partecipante viene chiusa la scadenza di partecipazione (definendo la data di effettiva chiusura). La data utilizzata per la chiusura è la data di effettiva assegnazione dell'esito oppure, in mancanza di questa informazione, la data di esecuzione dell'operazione di definizione.

Per i Corsi vi è poi un concetto di presenza: nella pagina è quindi prevista la funzione che consente di ‘assegnare’ le ore effettivamente svolte all'insieme di dipendenti che partecipano al corso.

Nella finestra che si apre è possibile indicare per ogni appuntamento del corso le ore effettivamente svolte dai partecipanti. Per fare ciò si deve procedere nel seguente modo:

1.	Selezionare l'appuntamento a cui si vogliono attribuire le presenze;

3.	Nel campo ore svolte inserire le ore di corso effettivamente svolte da tali partecipanti;

Se un partecipante non si è presentato ad una lezione andrà impostato il valore "0" nel campo ore svolte. Quindi, tutti i partecipanti devono avere delle ore assegnate, questo per il corretto calcolo delle ore effettuate del corso.

I dipendenti a cui non è ancora stato assegnato un monte ore verranno evidenziati dal sistema. Infatti, ponendo la spunta sul corso, nella griglia principale, si apre il riquadro laterale "Giornate del corso", qui vengono elencate, per tutti gli appuntamenti, le presenze. Il sistema provvede ad indicare tra parentesi tonde il numero di partecipanti a cui mancano le ore svolte.

Ad esempio: "3/5 (2)" significa che al corso erano presenti 3 persone e che per 2 persone non sono state inserite le ore svolte.

La pagina dei Residui mostra, per ogni partecipante, quante del corso selezionato ore ha già svolto (Ore partecipate) e quante ne mancano (Ore Residue), inoltre mostra il numero totale di ore del corso.

E' presente il flag "Mostra residui nulli" (di default abilitato) che permette di visualizzare anche i partecipanti che hanno già completato le ore del corso e che pertanto non hanno più ore residue. Togliendo questo flag si vedranno solo i partecipanti a cui mancano ancora delle ore prima di completare il corso.

Globalmente per tutti i corsi è possibile specificare il numero di giorni di preavviso, questo significa che, se previsto, alla data indicata (quindi n giorni prima della scadenza) viene inviata una mail di notifica e/o a partire da tale data l'evento viene evidenziato (quindi, nella griglia di riepilogo degli eventi, la riga che lo descrive assume una colorazione diversa).

•	Avviso dell'inizio del corso: si possono impostare fino a 4 notifiche di avviso dell'inizio del corso. In questo modo è possibile avvisare i partecipanti 30 giorni prima, 15 giorni prima, 7 giorni prima e il giorno precedente;

•	Avviso della giornata del corso: viene inviata una email ai partecipanti prima di ogni singolo appuntamento, per ricordare giorno e ora della lezione;

•	Avviso dell'esito del corso: viene inviata una email ai partecipanti n giorni dopo l'assegnazione dell'esito, per informarli dell'esito del corso;

•	Avviso ripetizione del corso: viene inviata una email ai partecipanti n giorni prima la ripetizione del corso, per informarli che dovranno ripetere il corso.

Alla generazione delle notifiche, le scadenze vengono generate dal motore di analisi e immediatamente evidenziate nella pagina dello scadenzario.

•	Elenco corsi: viene stampato l'elenco dei partecipanti ai corsi, divisi per tipologia, reparto e specificando per ognuno la data di inizio e fine

•	Dettaglio corsi per dipendente: viene stampato l'elenco dei corsi per ogni dipendente

•	Elenco esito corsi: per ogni dipendente viene mostrato l'elenco dei corsi con i relativi esiti

•	Competenze in scadenza: per ogni competenza vengono elencati i dipendenti che la posseggono e la data di fine validità della stessa